Abril 2021
O Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo. Diante deste fato, é imprescindível que a empresa trate com extrema importância a guarda de seus documentos pelo tempo determinado pelos órgãos governamentais.
Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido pelos órgãos, correrá o risco de recolher novamente o tributo, ser autuada ou dificultar a defesa pela não apresentação dos comprovantes em uma eventual fiscalização ou processo judicial.
Atualmente as empresas optam pela guarda de documentos eletronicamente, organizando assim os seus documentos de forma digital, seja em mídias físicas, pendrives, HDs externos e em plataformas de armazenamento na nuvem, contudo, é importante que os empresários assegurem este processo antes de destruírem os documentos físicos.
Como os empresários asseguram este Processo?
Uma das formas de assegurarem este processo é implantando o Gerenciamento Eletrônico de Documento ou Gestão Eletrônica de Documentos – GED, que é a junção de políticas de processos, metodologias e tecnologias que visam obter um gerenciamento eficiente e organizado dos arquivos e documentos, para fácil localização e utilização dos usuários.
Abaixo resumimos em uma tabela os principais documentos e o período de guarda de documentos:
Cabe lembrar que as Notas Fiscais são eletrônicas e acompanhadas do * XML, arquivo contendo o detalhamento de impostos e classificações por produto e geralmente solicitado pelo Fisco Estadual em eventuais fiscalizações, portanto, é de responsabilidade do contribuinte manter os XML* salvos.
Dentro do cenário apresentado, concluímos que as empresas precisam implantar métodos confiáveis de guarda de documentos, para se resguardarem em eventuais atendimentos de fiscalizações, processos e auditorias. Este processo também tem influência direta na proteção ao caixa da companhia.
Amanda Aparecida Mota Sócia BPO